Procédure de gestion des absences en formation

La présente procédure décrit les étapes à suivre pour gérer les absences des stagiaires lors des sessions de formation, en distinguant les cas d’absences prévues, imprévues, justifiées ou non, et les modalités financières associées pour les formations intra et inter.

1. Objet et champ d’application

• Garantir une gestion homogène et équitable des absences aux sessions de formation organisées par Alinéa Conseil.
• S’applique à l’ensemble des stagiaires inscrits en formation intra-entreprise (INTRA) ou inter-entreprises (INTER), ainsi qu’aux responsables d’Alinéa Conseil et des établissements.

2. Absence prévue (ou non prévue mais justifiée)

2.1. En INTRA

• Le responsable d’établissement informe Alinéa Conseil de l’absence prévue du stagiaire dès que possible et transmet, le cas échéant, les justificatifs.
• Alinéa Conseil propose l’inscription d’un autre salarié en remplacement et/ou une autre session de formation pour le stagiaire absent, sans impact financier ni modification de la facturation.

2.2. En INTER

• Le stagiaire ou son établissement informe Alinéa Conseil de l’absence prévue et fournit les justificatifs dans les délais prévus par la convention de formation.
• Alinéa Conseil propose une autre session de formation sans facturation, hors éventuels frais annexes si le délai de prévenance n’est pas respecté selon les modalités de la convention signée.

3. Absence non prévue sans justification

3.1. En INTRA

• Le formateur signale immédiatement l’absence non prévue sans justification au responsable d’Alinéa Conseil.
• Le responsable de Alinéa Conseil contacte le responsable d’établissement du stagiaire pour signaler l’absence et proposer, si possible, une autre session de formation, sans impact financier ni modification de la facturation.

3.2. En INTER

• Le formateur signale l’absence non prévue sans justification au responsable d’Alinéa Conseil.
• Le responsable d’Alinéa Conseil contacte le responsable d’établissement du stagiaire ou directement le stagiaire (en cas d’inscription individuelle) pour expliquer la situation et proposer une inscription sur une autre session, sous réserve de disponibilité.

4. Modalités financières

• En INTRA, les absences (prévues ou non) n’entraînent pas de modification de la facturation, sauf disposition particulière de la convention.
• En INTER, en cas d’absence justifiée, Alinéa Conseil ne facture pas la session, hors frais annexes si le délai de prévenance n’est pas respecté, conformément à la convention signée.
• En cas d’absence non prévue sans justification, Alinéa Conseil décide de la facturation ou non selon les modalités de la convention préétablie et signée des deux parties, après échange avec l’établissement ou le stagiaire.

5. Traçabilité et archivage

• Les absences, les contacts avec les établissements ou stagiaires, les justificatifs reçus et les décisions de facturation sont tracés (feuilles d’émargement, courriels, comptes rendus).
• Les documents relatifs à la gestion des absences sont archivés selon les règles internes d’Alinéa Conseil et les exigences réglementaires applicables.